Privacyverklaring

1. Toepassingsgebied en verwerkingsverantwoordelijke

Deze privacyverklaring is van toepassing op de websites, communicatie en activiteiten van Hitsuji Mobility Group, met inbegrip van de commerciële merken Cassy Travel voor busreizen en personenvervoer en Azuma Logistics voor vrachtvervoer, goederenvervoer en logistieke diensten.

Hitsuji Mobility Group, Cassy Travel en Azuma Logistics zijn, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, commerciële benamingen en geen afzonderlijke rechtspersonen of afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken.

2. Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?

We kunnen persoonsgegevens ontvangen:

• rechtstreeks van u wanneer u ons belt, e-mailt of op een andere manier contact opneemt;
• van een klant, werkgever, school, vereniging, reisorganisator of groepsverantwoordelijke wanneer dit nodig is voor een aanvraag of dienstverlening;
• via documenten die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten, opdrachten, facturatie of wettelijke verplichtingen;
• automatisch via beperkte technische serverlogs wanneer u een van onze websites bezoekt.

Wanneer een organisatie persoonsgegevens van andere personen aan ons bezorgt, verwachten we dat zij daarvoor een geldige grondslag heeft en de betrokkenen waar nodig informeert.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van uw contact of de gevraagde dienstverlening kan het gaan om:

• identificatiegegevens, zoals naam en voornaam;
• contactgegevens, zoals adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfs-, school-, verenigings- of organisatiegegevens;
• de inhoud van vragen, berichten en andere communicatie;
• gegevens over een reis, rit, transportaanvraag, planning, bestemming of opdracht;
• gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten, facturen en betalingen;
• gegevens van contactpersonen, reizigers of andere betrokkenen wanneer die noodzakelijk zijn voor de organisatie of uitvoering van een dienst;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype en datum en tijdstip van een websitebezoek, voor zover deze in serverlogs worden opgenomen.

We vragen niet actief om bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals medische gegevens. Wanneer dergelijke informatie uitzonderlijk noodzakelijk is, bijvoorbeeld om rekening te houden met een specifieke toegankelijkheids- of veiligheidsbehoefte, verwerken we alleen wat strikt noodzakelijk is en uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

4. Doeleinden en rechtsgronden

Wanneer een verwerking op toestemming steunt, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In het algemeen gelden de volgende termijnen of criteria:

• algemene vragen en communicatie: maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerdere verwijdering mogelijk is of langere bewaring nodig is voor een lopend dossier;
• offertes die niet tot een overeenkomst leiden: maximaal twee jaar na het laatste contact;
• klant-, opdracht- en contractgegevens: gedurende de samenwerking en daarna zolang dit noodzakelijk is voor opvolging, bewijsvoering of toepasselijke verjaringstermijnen;
• facturen, boekhoudkundige stukken en bijbehorende gegevens: tien jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van het document, overeenkomstig de Belgische bewaarplicht;
• technische serverlogs: alleen gedurende de beperkte beveiligings- en beheerstermijn van de hostingprovider, en langer uitsluitend wanneer dit nodig is voor het onderzoeken van een veiligheidsincident;
• gegevens die nodig zijn voor een juridisch geschil: zolang het dossier loopt en gedurende de toepasselijke verjaringstermijn.

6. Met wie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld?

We verkopen persoonsgegevens nooit. Gegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met:

• hosting-, e-mail-, IT- en technische dienstverleners;
• boekhouders, administratieve dienstverleners en professionele adviseurs;
• banken, verzekeraars en betalingsdienstverleners;
• opdrachtgevers, partners of onderaannemers wanneer dit noodzakelijk is voor een aanvraag of dienstverlening;
• overheidsinstanties, toezichthouders, rechtbanken of hulpdiensten wanneer dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

Dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken, mogen deze gegevens alleen gebruiken volgens onze instructies en moeten passende beveiligings- en vertrouwelijkheidsmaatregelen nemen.

7. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt, zorgen we dat een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen aanwezig zijn, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

8. Cookies en websitegegevens

De huidige websites van Hitsuji Mobility Group, Cassy Travel en Azuma Logistics gebruiken geen trackingcookies, marketingcookies of analysecookies. Er worden geen bezoekersprofielen opgesteld en er wordt momenteel geen gebruik gemaakt van Google Analytics, Meta Pixel of vergelijkbare trackingtechnologie.

De hostingomgeving kan wel beperkte technische serverlogs bijhouden om de website beschikbaar en veilig te houden. Als later niet-noodzakelijke cookies of externe trackingdiensten worden toegevoegd, wordt deze verklaring aangepast en wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging of onrechtmatige verwerking. De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens voor hun taak nodig hebben.

Geen enkele verzend- of opslagmethode is volledig risicoloos. Als zich een persoonsgegevensinbreuk voordoet, handelen we volgens de toepasselijke wettelijke meldings- en informatieverplichtingen.

10. Uw rechten

Onder de AVG kunt u, afhankelijk van de omstandigheden, de volgende rechten uitoefenen:

• het recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht op inzage en een kopie van uw persoonsgegevens;
• het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
• het recht om gegevens te laten verwijderen wanneer de wettelijke voorwaarden zijn vervuld;
• het recht om de verwerking te laten beperken;
• het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens wanneer dit van toepassing is;
• het recht om toestemming op ieder moment in te trekken.

U kunt een verzoek sturen naar privacy@hitsuji.be. Om misbruik te voorkomen, kunnen we vragen om aanvullende informatie waarmee we uw identiteit redelijkerwijs kunnen controleren. We behandelen uw verzoek in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; u wordt daar dan tijdig over geïnformeerd.

11. Klacht indienen

Als u vragen of bezorgdheden heeft, kunt u eerst contact opnemen via privacy@hitsuji.be. U bent echter niet verplicht om eerst met ons contact op te nemen voordat u een klacht indient bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die voor u rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen. We gebruiken geen geautomatiseerde profilering voor de activiteiten die in deze verklaring worden beschreven.

13. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze activiteiten, websites, dienstverleners of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd.